ふせんを使ってタスクを整理する

大きな仕事を小さく分解する練習は

  • TODOリストを作る
  • やることを洗い出す
  • 順序を考える

などの方法が挙げられる。しかし、大きい課題を小さく分解した結果、タスクが大量に溢れるとパニックになってしまう。

そのようなときはふせん(ポストイットとかを想像してほしい)を使って整理すると良いよ、という話をした。

1. まずは全て書き出す

全て書き出す。気になることも書く。色は全て黒で統一すると良い。

可能であればふせんの色も統一する。色を変えて…とか考え出すとそちらに気を取られ、内容を忘れてしまう。

1トピック1枚のふせんを使う。ふせんに色々書き込むと、仕分けるときに内容が被っている、とか複合タスクだった…という場合整理できない。

とにかく、全ての内容を目の前に出すことが重要。

2. ふせんの内容を仕分ける

ペンを3色持ってくる。ルールを決め、ふせんに丸をつける。 仕事で時間がかかる・つまづく部分は大体3種に分かれるので、次のようにしている。職種によっては異なるかも。

  • 赤:誰かと調整が必要なこと
  • 青:調べてくる必要があること
  • 緑:心配なこと・気になること

この時点で「何が作業で何に頭を使う必要がありそうか」が仕分けられるはずである。

3. ふせんを重ねる

丸がついていないふせんはタスクであると判断できる。タスクの付箋に丸がついているふせんを重ねる。 関連するタスクに頭を使うふせんを重ねる。ふせんが多いタスクは「難儀しそう」なことが一目瞭然となる。

4. タスクの種類を仕分ける

ふせんを重ねたら、最後にタスクの種類を仕分ける。こうすると、時間がかかりそうなタスクとそうでないタスクが仕分けられる。 調整をしつつ、決まるまでは一人で進められるものを地道に進めるか、などの判断ができる。

  • 一人で進められるもの
  • 調整が必要なもの
  • 調査 + 調整が必要なもの

デジタルじゃダメなの

デジタルじゃダメなの、という意見もあると思う。ツールの使い方に気を取られてしまうと本末転倒なので、最初はアナログでやった方が良い。考えることに慣れてきたらデジタルでも良いかもしれない。もちろん、PCの方が速く書けるのであればデジタルの方が良い。重要なのは「考えることに集中できるツールを使う」ことである。

まとめ

  1. とにかく全部出して
  2. 仕分ける

タスクを整理する例

頭の中で考えると抜け漏れが発生する。まずは目につくところに全て出し、手を動かして考える。これが重要である。