前よりも会議に出る機会が増えた。1 色々出ていると効率良く進むものとグダリやすいものがあると気づく。両者の違いが見えてきたのでまとめておく。
結論を先に述べると、会議は事前準備が8割。これに尽きる。
アジェンダがない会議
「ちょっと相談したいです」的なタイトルしか書かれていない会議通知がきた場合、グダグダで結論がでない会議になりやすい。内容がわからない＝会議が始まらないと詳細がわからない＝会議の場で意見を考える、の式が成り立ってしまうからである。会議の場であれこれ確認して意見も考えて…時間内に結論が出るわけがない。事前に準備できない会議の場合、口のうまい人や頭の回転が速い人の声が大きくなりがち。そういう意味でもこの方式はよろしくない。
このような会議に召集されたときは「会議が無駄になるともったいないので、あらかじめ考えた上で参加したいです。概要を教えてください」と主催者に伝えている。「自分はあまり関係ないな」とか「今話すことじゃないな」と思う場合は「その件については自分は詳しくないです」等、理由を伝えて会議参加ごと断ってしまう。
ただ、これは自分がマネージャーやメンター職ではないからできることかと思う。特にメンターをやるなら最初はなんでも相談を受けて、徐々に「相談するときは準備してこようね」としないと潰れてしまうので…。マネージャーは職が違うのでまあ…。自分が相談する場合はアジェンダや相談内容を記載して会議を入れるようにはしている。
目的が不明瞭な会議
アジェンダがない会議と似ているが、終了条件がはっきりしない会議はグダグダしやすい。終了条件は何でも良いのだけど
- チームの進捗報告をするための会議
- 〇〇の設計（方針）に迷っているので決めたい会議
- わからないことを確認・相談する会議
- アイデア出しをしたい会議
- etc...
と、概要レベルでも「何を話せたら終了できるのか」くらいは出せるはず。出せない状態で人を集めてはいけない。
（進捗報告系の場合）事前に状況を書き込んでいない
進捗報告系の場合、その場で「今どうなってますか」を聞いてまわる会議がある。この行為自体が良くない。今どうなってるかを報告してもらう時間が無駄だし、その後相談…とやっていると他メンバーの時間がどんどん奪われていく。会議中にサッと報告できるメンバーでやっているなら全然問題ない。しかし、このような進め方をするチームは報告時点で内容を考えるメンバーが多い（体感＆個人の感想）。会議中に考えて発言しているので的を得た報告ができず、さらにグダって時間がかかる。
管理ツールを使っているなら担当者が事前に全て記入している状態で参加するべき。そうでなくても見える場所に「現状はこう、残りはこう、詰まっている/相談したいところはここ！」と書き終わった状態で会議するべき。自分の状況をあらかじめ客観的に整理しておくのがポイントで、これをやっておくだけで会議中の報告でグダつく、ということはなくなる。
結論を残していない
社内の会議だと議事録を取らないことが結構ある（体感＆個人の感想）。どんな形でも良いので以下の情報は全員が見えるところに書き残しておくべき。
- 検討内容
- 経緯は実装時に「なぜこうなっているのか」を辿る際ヒントになる
- 結論
- 宿題と担当者（もしあれば）
残っていないと「あのとき何て言ってましたっけ」と確認する必要が出てくる。完全に無駄な行為なので何事にも議事をつけておいてほしい。開発系であればIssueコメントやチケットに記録をするレベルでいいと思う。
自分としては当たり前と思って取り組んでいたが、色々な会議に参加するとそうでもないのかも、と思ってきた。ただ、何事も押しつけはよろしくないので、できる範囲で工夫して無駄をなくしていきたい。
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いいのか悪いのかはわからない。が、作業時間はちゃんと確保できている。↩
