会議通知を入れるときにお願いしたいこと
- 概要欄にアジェンダを書いてほしい
- 使うドキュメントのリンクを貼ってほしい
- 終了条件を書いてほしい
概要欄にアジェンダを書いてほしい
お願い事項のほぼ8割はこれ。会議は参加者の意見を交換して何かを決めるための場なので、あらかじめ議題についてある程度考えた状態で臨みたい。 1
理由は単純で、その場で初めて概要を説明されて意見を求められても困るから。特に技術的な解答が必要だったり、プロジェクト状況に関わることな場合「ちょっと確認します」となってしまい、その場で結論が出せない。結果、会議の時間は生産性0の無駄な場になってしまう。頼むから事前に教えて欲しい。
聞いても教えてくれない/よくわからない場合は参加をスキップしても良いかもしれない。しかし、多用すると人間関係に問題が出てしまうので限度はある。
使うドキュメントのリンクを貼ってほしい
使うドキュメントとは議事録・共有する資料・作図した何か・対象のissueなどなど。とにかく議題に関わることは全部リンクを貼っておいてほしい。1と同様、あらかじめ全部確認した上で臨みたい。理由も同様、その場で読むのは時間の無駄なので。
よく「まだできてないから」という理由で直前まで共有されないことがある。どうせ全ての成果物は1回で完璧にパスするなどあり得ないのだから、あらかじめ共有した上で「わからないところがあればコメントやチャットで質問お願いします」としておいた方が良い。どうせ会議の場で指摘されるわけだし。そのほうが印象も良い。
終了条件を書いてほしい
これは何のために会議召集したいのか？がきちんと定まっていないと書けない。逆に、何のために会議するのかわからないなら会議するべきではないとも言える。
目的が明瞭でないのに複数人を集めて時間を奪うのは大変よろしくない。よくわからなくなったので相談したいのであれば（メンバー招集を必要最低限に絞った上で）正直に書いた方が良い。
そして、目的が達成できたら終了時間を待たずにさっさと解散した方が良い。会議が重要ではなく、会議の結果をもとに何かを進めることが大事だからである。
結論
- 会議は準備が8割
- 会議で仕事したつもりになるのをやめろ
-
説明会とかは別。それでも可能な限り概要を書いて欲しいけど。↩
